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[현직공무원 칼럼] 이메일과 프레젠테이션 잘 하는 방법 (1)

목적, 대상, 구성요소에 집중하자!

예비공직자인 수험생 여러분들이 시험에 합격 후 공직에 임용되면 업무에서 가장 요긴하게 사용되는 능력은 무엇일까? 필자의 경험에 비추어보면 이메일과 프레젠테이션(이하 PT) 작성 능력이다. 물론 보고서 작성 능력이라고 말할 수 있겠지만 이 능력은 이제 기본능력이 되었다.


그러면 이메일과 PT 작성 능력은 왜 중요할까? 먼저 이메일은 비격식의 보고서 역할을 담당한다. 보고서가 격식을 갖춘 형태라면 이메일은 그렇지가 않다. 그렇지만 이메일도 공식적인 의사소통 수단이기에 이를 잘 활용하고 작성해야 원활하게 업무를 진행할 수 있다. 한편 PT는 개인 보고서가 일반적 형태로 전환되는 과정에 활용된다. 아이디어 차원을 넘어 구체적인 정책으로 다듬어지기 위해 여러 의견을 모으는 과정에서 사용된다


결국 이메일과 PT는 개인이 입안하고자 하는 정책에 대한 객관적인 검증과 평가를 받는 도구로서 활용될 수 있다. 이러한 객관적인 검토과정을 거친 자신의 아이디어는 정교하게 다듬어져 정책이라는 이름으로 세상에 빛을 볼 수가 있다.


포스코 경영 연구원에서는 명확하고 쉽게 전달할 수 있는 이메일과 PT를 작성하는 방법을 소개하고 있다. 우선 이메일과 PT를 작성하기 전에 세 가지를 고려해야 한다. 첫째, 이메일과 PT를 작성하는 이유(목적)가 분명해야 한다. 작성 목적에 따라서 진행 방향이 달라지기 때문이다.


둘째, 작성할 이메일과 PT가 누구를 위한 것인지가 명확해야 한다. 대상이 모호한 경우 앞선 목적을 실행하는데 방해요소가 될 수 있고 잘못된 방향으로 나아갈 수도 있다. 셋째, 구성요소를 적절하게 사용하는 것이 중요하다. 이메일과 PT 내용만으로 메시지를 전달하기란 쉽지 않다. 쉬운 구성을 바탕으로 시각적인 자료를 적절하게 사용해야 목표 대상의 집중도를 확보할 수 있다.


먼저 명확하고 쉽게 메시지를 전달할 수 있는 이메일 작성 요령을 살펴보자. 첫째, 의미를 담을 수 있게 제목을 설정해야 한다. 제목을 보는 순간 이메일 수신자가 무슨 내용인지를 예측할 수 있게 해야 한다. 제목에서 시선을 끌지 못한다면 그만큼 처리의 우선순위가 낮아질 수밖에 없다. 특히 제목은 구체적이고 개인적 연결고리가 부여될수록 수신자가 더 관심을 가지게 된다


둘째, 격식을 갖춘 인사를 넣어야 한다. 통상적인 인사와 메일을 받는 사람의 이름과 직급()를 언급한다(예를 들어 안녕하세요. ㅇㅇㅇ 사무관님.). 그리고 보낸 사람의 이름, 소속, 직급()을 이야기하면 담백하게 서두를 마무리할 수 있다.(예를 들어 저는 ㅇㅇㅇ과에 근무하는 ㅇㅇㅇ 주무관입니다.)


셋째, 핵심내용은 일목요연하게 표시해야 한다. 이를 위해서 전달내용의 우선순위를 고려해 가장 중요한 사항은 제일 처음에 배치하고 진하게 표시하는 것이 좋다. 더불어 전달할 내용이 많다면 번호나 글머리기호를 활용하는 것이 효과적이다


넷째, 링크, 투표와 같은 부가기능을 적절하게 활용하는 것이 좋다. 전달내용에 부가적인 정보가 필요하다면 링크를 걸어서 추가사항에 바로 접근할 수 있게 해줄 수 있고, 다수의 의사결정이나 합의가 필요하다면 투표 기능을 활용해 즉각적인 의사소통 환경을 제공할 수도 있다.


다섯째, 첨부파일은 적게 만들어야 한다. 이메일을 받는 사람 입장에서 첨부파일을 여는 것은 추가적인 일이 될 수 있다. 따라서 본문에 전달할 내용을 모두 담는 것이 좋고 필요한 경우 압축파일 또는 대용량 다운로드 서비스를 이용해 상대방의 첨부파일 처리에 편의를 제공해야 한다.


여섯째, 상대방의 입장에서 이메일 수신이 무난한 시간에 이메일을 보내는 것이 좋다. 퇴근시간이나 주말에  가까운 경우에 메일을 보낸다면 답장을 기대하기 어렵다. 긴급한 경우가 아니면 오전에, 하루에 업무 사이클을 고려해 가장 처리가 용이한 시점에 메일을 보내는 것이 바람직하다


일곱째, 상대방이 회신하기 쉽게 작성해야 한다. 상대방의 응답이나 행동을 원하는 메일이라면 요청사항을 간결하고 분명하게 제시해야 한다. 더불어 관련자가 있다면 참조로 포함시켜 신속한 회신을 유도할 수 있다.


(다음호에 계속)


2001년 국가직 합격

중앙부처 사무관

경제·비경제부처에서 다양한 업무 경험

안전행정부 주관 국비장기훈련 이수




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