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[현직공무원 칼럼] 이메일과 프레젠테이션 잘 하는 방법 (2)

PT의 목적은 메시지를 정확, 간결, 편안하게 전달하는 것이다.

(지난 호에 이어서) 프레젠테이션(이하 PT)은 공직에서 상대적으로 보고서에 비해 사용빈도가 적은 편이다. 그래서 중요행사 등에 사용되는 PT의 경우 프레젠테이션 전문가가 별도로 만드는 경우도 있다. 하지만 보고서 이면이 PT라는 인식이 커지면서 보고서를 PT로 변환하는 작업은 실무자들에게 필수적인 능력으로 받아들여지고 있다


PT는 개인적인 보고서를 일반에 공유하여 객관적인 검증을 통해 피드백을 얻는데 유용하다. 따라서 PT를 작성하는 스킬은 보고서의 내용을 기본으로 하되 PT만의 특징을 잘 살려야 효과적인 메시지를 전달할 수가 있다.


분명하고 쉽게 내용을 전달할 수 있는 PT 작성 요령을 살펴보자. 첫째, PT는 상대방의 수준에 맞게 만들어야 한다. PT는 개인보고서처럼 자신이 알고 있는 것을 펼치는 공간이 아니다. 상대방이 알기 쉽게 이해하기 편하게 만드는 것이 관건이다. 따라서 대상에 맞는 적절한 수준을 고려하되 간단명료하게 작성하는 것이 좋다


둘째, 목적을 분명하게 제시해야 한다. 세부적인 내용보다 큰 틀에 초점을 맞춰야 상대방의 집중력을 이끌어낼 수 있다. 따라서 사소한 부분은 과감하게 삭제할 수 있는 유연성이 필요하다


셋째, 세부사항이나 추가 정보는 1~2개 정도로 줄여야 한다. PT를 대하는 상대방은 생소한 주제의 경우 설명이 길어질수록 이해도가 느려진다. 따라서 주제에 대한 설명은 간단히 하고 상대방 스스로 이해할 수 있는 시간을 주는 것이 효과적이다. 그리고 부가적인 설명은 친숙한 실례를 중심으로 1~2개 정도 제시하면 상대방의 이해도를 높이는데 도움이 될 수 있다


PT 전달대상이 이해를 하지 못했다고 판단될 때 구체적인 설명을 덧붙인다면 상대방의 관심도는 급격하게 떨어지게 되고 PT는 방향성을 상실할 위험에 처할 수도 있다.


넷째, PT의 성공은 백문불여일견(百聞不如一見)에 달려있다. 아무리 중요한 사항이라고 해도 전달자가 말로 이야기하는 것보다 동영상, 그림, 그래프 등 메시지를 함축한 간단한 시각자료를 이용하는 것이 효과적이다. 따라서 상세한 설명을 준비하는 것보다 그 설명을 대표할 수 있는 적절한 시각자료를 준비하는 것이 PT를 준비하면서 고민해야할 핵심이다


다섯째, 밋밋한 설명보다는 이야기(스토리)’를 만들어 전달해야한다. 스토리를 전달하는 방식의 PT는 상대방의 관심을 지속시키는 효과를 이끌어낸다. 각 파트마다 주의를 환기할 수 있는 스토리를 만들기보다는 상대방이 가볍게 흥미나 관심, 의문 등을 가질 수 있는 간단한 화제나 이야기를 던진다면 상대방의 집중력을 높일 수 있을 것이다


여섯째, PT를 하는 이유에 대해 상대방이 납득할 수 있어야 한다. 상대방이 자신이 왜 PT의 대상이고, 어떤 상관성이 있는지 등에 대해서 PT를 듣는 대상 스스로가 답을 할 수 있게 구성해야 한다. 따라서 PT를 구성할 때 상대방의 입장에서 라는 물음에 대한 답을 줄 수 있도록 해야 한다


일곱째, PT를 할 때 양방향 의사소통이 되도록 해야 한다. PT 전달자는 상대방에게 정보를 전달하면서 은연중에 가르치려는 자세가 나올 수 있다. 특히 일방적인 전달보다는 중간에 가벼운 질문을 던져 참여를 유도하면서 화자와 청자 서로가 PT의 구성원임을 확인할 수 있다면 PT가 의도하는 효과를 더 높일 수가 있다.


PT의 목적은 메시지를 명확하게 전달하는 것이다. 그 전달과정은 명쾌하고 간결해야하며 오해가 없이 편안하게 이루어져야 한다. 그러기 위해서는 정확한 주제를 던져야 하고 왜 PT가 필요한 지를 제시해야 한다. 더불어 원맨쇼가 아닌 서로 이야기하는 형태로 PT가 이루어져야 한다. 그래야 PT를 통해 의도한 목표를 수월하게 달성할 수가 있을 것이다.


2001년 국가직 합격

중앙부처 사무관

경제·비경제부처에서 다양한 업무 경험

안전행정부 주관 국비장기훈련 이수




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