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[현직 공무원 칼럼] 회의 줄이기

진짜 스마트 워크 시대를 구현하길 원한다면

일터에서 떼려야 뗄 수 없는 것 중 하나가 회의이다. 필자도 크고 작은 회의에 자주 참석하는데 솔직한 심정은 회의에 참석하고 싶지 않을 때가 많다. 이유는 간단하다. 회의의 생산성이 낮거나 없기 때문이다. 회의에 참석할 시간에 사무실에서 있으면 더 시급한 일에 집중할 수 있다. 물론 꼭 필요한 회의라면 참석해야겠지만, 일종의 할당식으로 각 부서별로 참석해 이해 당사자의 입장 차이만 확인하는 회의라면 회의 참석의 의미는 퇴색하기 마련이다.

 

조직 내에서 이루어지는 회의에는 어떤 것들이 있을까? 첫째, 지시와 정보전달공유를 위한 회의는 조직의 새로운 목표나 정책을 설명하거나 관리자나 임원이 직원들에게 자신의 생각을 전달하고 나누기 위해 이루어진다.

 

둘째, 일의 진척 상황을 확인하기 위한 회의는 대체로 주간, 월간 단위로 이루어지는데 부서별 성과나 계획 및 문제점을 파악하기 위한 목적으로 진행된다.

 

셋째, 갈등과 이해관계를 조정하기 위한 회의는 조직 목표를 달성하기 위해 관련 부서간에 상반된 이해관계 조율이 주된 목적이다.

 

넷째, 문제해결을 위한 회의는 발생한 문제에 대한 상황을 파악하고 그에 대한 대응방안이나 대책 마련 및 문제 해결 자체에 초점을 맞춘다. 다섯째, 의사결정을 위한 회의는 주요 안건에 대한 의사나 방향을 정하는데 집중한다.

 

그러면 이러한 회의들은 어떤 문제점을 가지고 있을까? 첫째, 대개 회의를 주재하는 사람이 발언을 많이 하고 다른 참석자들은 자신이 보고할 때를 제외하고는 발언 기회가 거의 없다. 더불어 자신의 업무와 관련 없는 사항에 대한 보고나 지시를 듣고 있어야만 한다. 그렇게 회의가 길어지면 회의에 대한 집중도는 당연히 떨어지고 효율성도 함께 낮아질 수밖에 없다. 만일 참석자가 해당 사안에 대한 질문에 답변을 정확히 하지 못한다면 결론 도출은 요원해지고 결국 새로운 회의를 열어야 하는 상황에 처하게 된다.

 

둘째, 갈등이나 이해관계 조정을 위한 방법으로 회의를 개최할 때 회의 참석자 전원이 문제해결을 위한 세부내용을 모르거나 찾지 못한다면 결론에 이르지 못한 채 별도의 소통창구를 만들거나 새로운 회의를 소집할 수밖에 없다.

 

셋째, 정책결정, 비전수립, 평가성과인사 관련 결정, 대규모 예산 집행 등 중요 사안에 대한 의사결정이 필요한 회의의 경우 이 회의를 위해 별도의 팀이 꾸려지기도 하고 많은 보고서가 작성된다. 만일 회의를 통해 실질적인 의사결정이 이루어지지 못한다면 회의를 위한 회의 준비가 될 가능성이 크다.

 

회의가 지닌 비효율성을 줄일 수 방법은 없을까? 답은 간단하다. 기존 회의를 최소화하거나 줄이면 된다. 그럼 어떻게 줄여야할까? 회의를 줄이는 방법은 스마트워크와 관련된다. 스마트폰을 이용한 최신 디지털 기술이 보편화되면서 스마트워크는 새로운 업무수행 방향으로 각광받고 있다. 구글 드라이브, 카톡, 구글 doc, 스프레드시트, 클라우드 등을 활용한다면 언제 어디서든지 수평적인 의사소통을 통해 일할 수가 있다. 더불어 스마트워크가 일상화된 조직이라면 불필요한 비용이 발생하는 회의를 굳이 모여서 할 필요가 없을 것이다. 실시간으로 이루어지는 수평적 의사소통체계를 통해 더 많은 정보를, 더 정확한 정보를 공유할 수 있기 때문이다.

 

컴퓨터와 모바일을 자유롭게 다루는 디지털 네이티브(Digital Native)인 밀레니얼 세대들은 이러한 스마트워크가 자연스럽다. 다만, 관리자 위치에 있는 이전 세대들은 스마트워크에 대해 공감은 하지만 적극성을 보이지 않고 있다. 따라서 이들의 의식 전환만 이루어진다면 비생산적인 회의는 줄어들 것이고 회의와 관련된 비효율적인 보고서 작성 또한 감소할 것이다. 진짜 스마트워크는 회의가 줄어드는 것에서부터 시작할 것이다.




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