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[현직 공무원 칼럼] 의사결정의 새로운 틀

왜 많은 사람들이 행사 후 환영만찬에 참석할까?

인터넷, 모바일 기술이 우리 생활 전반에서 자리하면서 시공간적인 제약이 점점 줄어들고 있다. 언제 어디서든 모바일 기기에 접속해 일을 하고 소통하며 문제를 해결할 수 있다. 굳이 한 자리에 모이지 않아도 업무를 처리할 수 있고 회의를 진행할 수 있다.

 

인터넷과 모바일에 기반 한 다양한 소프트웨어를 통해 업무 생산성은 물론 효율성도 높아지고 있다. 더불어 단체나 집단 중심보다는 개인 단위 업무 프로세스가 보편화되는 추세이다.

 

그럼에도 불구하고 우리는 왜 계속 모여서 무언가를 할까? 의사소통의 제약이 점점 줄어들어감에도 면대면 회의는 꾸준히 이루어질까? 그리고 다양한 회의, 컨퍼런스, 워크숍 등의 공식행사가 끝나면 왜 환영만찬, 티타임, 환담 등 비공식적인 활동에 적극적으로 참여하는 것일까?

 

예전에는 식사, 차담(茶啖), 환담 등은 회의, 미팅, 워크숍 등 공식적인 행사를 보조하는 역할을 수행했다. 공식행사의 딱딱한 분위기와 긴장감을 완화하는 차원에서 비공식행사는 선택적으로 참석하는 경우가 많았다.

 

그렇지만 지금은 비공식적인 모임이 오히려 공식행사보다 더 중요한 경우가 생겼다. 그래서 공식행사는 비공식적인 모임을 위해 열린다는 역설적인 현상까지 벌어지게 되었다.

 

공식 행사와 비공식적인 활동은 일련의 맥락에서 이루어지고 있다


예를 들어 신상품 발표회를 개최한다고 가정하자.

 

신상품 발표회는 공식행사이고 발표회 이전, 중간, 이후에는 다양한 비공식활동이 이루어진다. 발표회 이전에는 가볍게 스탠딩 환담이 이뤄진다. 3-5분 정도의 시간이지만 행사의 분위기를 파악하고 목표하는 고객에게 자연스레 접근할 수 있는 시간이다. 공식행사중간에 티타임은 자신의 의도에 맞는 대상을 물색하고 소통의 길을 열 수 있는 기회이다. 10분 정도의 시간이면 상호간 의중을 헤아릴 수 있다.

 

발표회가 끝난 뒤 이어지는 환영만찬이나 칵테일 타임은 적극적인 비즈니스를 이어가는 시간이다. 네트워크를 넓히면서도 목표로 삼는 고객과 적극적인 대화를 나눌 수 있기 때문이다.

 

만일 환영만찬이나 칵테일 타임에서 가시적인 성과를 얻을 수 있다는 판단이 서면 주저 없이 다음날 조찬이나 모닝커피 타임을 제안하고 일종의 거래나 합의(Deals)가 이를 통해 이뤄지게 된다.

 

결국 공식행사인 신상품 발표회는 일종의 비공식활동을 위한 명분이 된 셈이다. 물론 신상품 발표회가 자체가 중요한 목적이지만 발표회 참석만을 위해 해외출장 등을 통해 오는 사람은 없다고 봐야한다.

 

특히 환영만찬처럼 긴 시간 동안 이어지는 비공식적인 활동 중에는 공식행사에서는 일어나지 않은 후속조치나 파생적인 활동이 나타날 수 있다.

 

위에서 이야기한 신상품 발표회 간에는 다루지 않은 투자나 계약에 관한 협의, 기술협력 제안, 타 경쟁사에 대한 정보 수집 등 다양한 형태의 활동이 일어나기도 한다. 설사 비공식적인 활동에서 가시적인 성과를 얻지 못한다고 해도 지속적인 소통을 통해 사업의 모멘텀을 이어갈 수 있다.

 

더불어 지속적인 네트워킹에 대한 확신을 가질 수 있다면 상대방과 공통의 이해관계를 공유하면서 신뢰를 형성할 수 있는 계기가 된 것이다. , 당장 성과를 낼 수 없지만 멀리 내다보고 일종의 보이지 않는 투자를 하는 것이다.

 

기업들의 중요한 계약 체결, 기관들의 정책 결정, 국제기구에서 합의 도출 등 이해당사자들의 의사결정은 회의나 협상과 같은 공식 석상에서보다 환담, 만찬, 차담 등 비공식적 활동을 통해 이루어지는 경우가 많다. 물론 이러한 의사결정이 그 자리에서 즉흥적으로 이루어지는 것은 절대 아니다.

 

의사결정을 위해 비공식적인 자리를 만드는 것은 실무적인 검토를 마치고 정무적인 판단만 남았다는 것을 의미한다. 공식적인 딱딱한 자리보다 다소 부드럽고 편안한 자리는 자연스러운 밀당(밀고 당기기)이나 주고받기(Give and Take)가 수월하고 결론을 도출하기가 쉽다.

 

공식행사에 참석한다면 부대행사도 꼭 챙기도록 하자. 무엇인가 결정을 해야 한다면 비공식적인 자리를 활용하자. 편안한 자리에서 생각이 유연해지고 그래야 현명한 결정을 내릴 수가 있기 때문이다.




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