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[현직 공무원 칼럼] 보고의 원칙①

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보고를 잘 할 수 있는 7가지 팁(Tips)

[공무원저널 = 이현준] 공직에 임용되어 일하게 되면 피할 수 없는 것 중 하나가 보고(報告)이다. 필자도 보고를 잘 하는 동료, 상사, 후배를 보면 부럽다는 생각이 든다. 보고를 들어갈 때 긴장감 없이 보고의 핵심을 명료하게 전하면서도 보고 시 질문에 막힘없이 대응하는 사람들을 보면 ‘예술적’이라는 감탄사가 절로 나온다. ‘보고는 할수록 는 다’라는 말이 있지만 반드시 그런 것만은 아닌 듯싶다. 잘못된 보고 습관, 방법, 자세를 유지한다면 보고에 대한 두려움, 스트레스, 걱정은 커질 수 밖에 없다.

 

‘7가지 보고의 원칙(저자 남충희)’이라는 책자에서는 최적의 보고를 위한 팁(Tip)을 제시하고 있다. 첫 번째 원칙은 ‘고객 지향의 원칙’이다. 보고자의 눈은 고객을 응시하므로 고객을 바라보는 것은 모든 보고를 준비하기 위한 시작이라고 할 수 있다.

 

보고를 준비하기 위해서는 사전에 고객에 대한 철저한 분석이 필요하다. 나의 보고를 받는 사람은 누구이고, 그 사람이 무엇을 알기 원하는지 그리고 이 사안에 대해 어느 정도 알고 있는지 등에 대해 미리 잘 파악해야만 한다. 따라서 보고가 잘 되지 않은 원인은 보고 준비를 위한 기본에 충실하지 못했고 고객에 대한 분석이 충분하지 못했기 때문이다.

 

두 번째 원칙은 ‘구조적 사고의 원칙’이다. 보고자는 머리를 써서 구조적으로 생각해야한다. 그러면 구조적인 사고는 어떻게 형성될까? 보고의 형식이 서술식이든 개조식이든 미리 머릿속 도식(Schema)을 통해 논리 구조를 만들어야 한다. 논리 구조는 순서로 결정되는데 하나, 둘, 셋과 같이 중요한 핵심사항을 미리 파악하고 이를 구조화하는 자세가 필요하다. 더불어 자신의 업무에 대한 중요성과 시급성을 기준으로 분류하면서 폭넓게 이를 고찰해야한다. 이를 통해 자신의 의견을 다듬고 다양한 자료를 보충해 보완하면 좋을 것이다.

 

세 번째 원칙은 ‘두괄식 표현의 원칙’이다. 보고자는 입으로 말할 때 결론부터 이야기해야 한다. 보고를 받는 사람은 산적한 현안으로 정신이 없고 보고자의 모든 말을 들어줄 만큼 인내심이 많지 않다. 주절주절 보고하는 순간 “그래서 결론은”이라는 말이 자동적으로 나오게 마련이다. 결론부터 이야기하려면 한 문단이나 한 문장 안에 핵심을 담아야한다.

 

그래서 보고서는 한 장으로, 발표 자료의 핵심은 한 장의 슬라이드로 만들어진다. 만일 보고서 내용이 많다면 서두에 핵심내용을 간추려 놓고 이를 보고 중간에 끌어 쓰면서 보고의 완결성을 추구해야한다. 두괄식 보고의 가장 좋은 예는 엘리베이터 피치(Pitch) 또는 로켓 피치이다. 이는 엘리베이터에서 중요한 사람을 만났을 때 자신의 생각을 요약해 20초~3분간 짧은 시간에 전달하는 방법이다.

 

네 번째 원칙은 ‘미래지향성의 원칙’이다. 보고 내용에는 반드시 앞을 가리키는 오른손 한 손가락처럼 향후 방향에 대한 내용을 포함해야한다. 보고받는 사람이 보고를 받으면서 전략적 판단을 할 수 있게 도울 수 있다면 보고서는 미래지향성을 담았다고 볼 수 있다. 미래지향성은 통찰력과 분석력에 바탕을 두는데 현상을 보고 예측과 사후결과를 따져보면서 향상된다.

 

특히 상사를 향한 보고는 미래지향성을 기르는데 도움이 된다. 직위가 높아지면 시야가 넓어지게 되고 이는 고스란히 미래지향적인 사고로 연결되기 때문이다. 미래지향성은 미시적으로는 보고에 적용되지만 거시적으로는 조직 내 관계는 물론 자신의 성장에도 활용할 수 있다. 미래지향적인 사고를 갖춘다면 조직 내에서 신뢰감을 얻을 수 있고 이는 자연스럽게 자신의 발전과도 연결된다(다음 호에 계속).